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四个步骤,提高开会的效率

发表时间:2017-09-14 15:38:35  来源:全球二手网  浏览:次   【】【】【
每次开会都必须有做出一个明确的决定,如果没做出任何决定,那一定说明这场会压根就不该开。 ——谷歌CEO 拉里-佩奇

有人的地方就有江湖,有江湖的地方就要开会。

(完美构图的乌克兰议会群架图)

会议是一个很常规的方法,帮助传达思想、集思广益、最终解决问题。这方面有本很出名的书——《罗伯特议事规则》,据说孙中山先生当年十分推崇,还亲自翻译编辑,希望能凝聚民心,推崇民主,可见会议的重要性。

理想丰满,然而现实中很多公司还没有形成高效的会议机制。相信不少人都遇到过这样的场景:一屋子十来号人,你来我往,唾沫横飞,三两个小时过去,结论是——待定。

大写的尴尬

作为职场人,大家时间都很宝贵,如何避免把有限的生命投入到无止境的会议中?因此,如何提高开会的效率?

1、明确意图及主题

会议的根本在于解决问题,很多时候会议效率低下就是因为组织者或者参会者没明确会议目的。

积极沟通,让组织更融洽

比如项目例会,部门汇报等。这种会议上我们需要及时同步信息,打开天窗说亮话,把问题说穿说透。

统一思想,让行动更高效

产品汪熟悉的需求评审,项目启动等。这种会议通常要有明确的方案,说明各种角色以及对应的职责,以及最终成果的评估标准。

集思广益,让视野更开阔

常见的就是头脑风暴了,会议形式可以很轻松,需要注意:把握时间,不要跑题;不要轻易否定,毕竟期望得到的是想法而不是严谨的解决方案。

奖罚激励,让士气更高昂

类似项目总结,公司年会等,通过回顾过去,总结经验,赏罚分明,以激励团队士气。这方面互联网公司玩得比较溜。

2、会前充分准备

一次有效的会议,准备功课是少不了的。先上一张脑图:

  • 会议名称:向外部提供关于会议基本信息的引领性标题,最好做到简洁、完整,以便相关人员判断是否必须参会。
  • 参会人:参会人越多沟通成本就越高。苹果已故 CEO 史蒂夫-乔布斯,他开会的基本原则是简约,他不喜欢太多人一起开会。但这也并不意味着越少越好,参会人列表中至少应该包含决策人、执行人、关系人。
  • 会议议程:应该提前说明整个议程,主要议题,让参会人对会议内容有清晰全面的理解。
  • 会议材料:应该提前发给参会人。这样才能确保大家信息同步,有足够的时间思考,而不是即时发挥。
  • 会议内容准备:这点在项目汇报,分析决策等类型的会议中十分重要。比如关键数据、竞品分析、现行方案以及采用这种方案的原因或者优劣等等。

当代钢铁侠,TeslaCEO埃隆-马斯克在这方面的对员工要求就非常高,如果他提出的问题,你答不上来,随时都有被解雇的风险。所以,务必做到有备而来。

3、会中注意事项

  • 会议开始前:主持人最好花几分钟介绍一下会议议程、主要议题以及期望,然后逐项引导大家共同商定问题的解决办法。
  • 会议过程中:交代清楚事情的六要素——时间、地点、人物、行动、资源、结果。和我们从小到大的记叙文一样,什么时间,什么地点,谁来做,怎么做,前提条件、最终结果(定性或定量)。
  • 会议结束前:不要忘记回顾和总结,避免有遗漏。很多时候沉默不代表赞同,对于关键问题,最好复述一遍,确保理解一致。
  • 把控会议节奏:这对会议主持人要求比较高,他需要在气氛过于活跃,话题过于发散的时候,把话题拉回来。在交流陷入僵局时破冰(或者暂且放下争议也好过僵持不下,白白浪费时间),尽量促成意见的统一。对于悬而未决的难题,最好有boss拍板,避免无休止的讨论。

4、会后保持跟进

会后一小时内,应该有一份按主次整理好的会议纪要邮件发给参会者。邮件的意义首先是校对会议中的信息是否被正确理解,其次就是确保每个人都知道问题的核心和解决思路是什么。引导者也可以通过参会者对邮件的反馈采集会议的相关信息,以便追踪后续进度。

最后,附上一些知名企业的会议机制,以供参考。

注:摘自《开会的艺术》中国华侨出版社

微软

  • 严格控制时间,不超过1小时
  • 领导和干系人都要参加,确保做出决议
  • 激励会上发言,融合所有意见
  • 提出的观点必须拿出数据支持

谷歌

  • 明确目标,细化分工,确保问题得到解决
  • 见缝插针,利用间隙时间开小会,半小时内解决问题
  • 答疑机制,会议上充分交流,确保提问者理解清楚
  • 计时模式,在会场显眼的位置摆放计时器,要求参会者高度专注
  • 不设会场,与会者才是会议核心,抛出一个问题立刻解决
  • 连环会议,比如高管负债总体任务划分,具体细节一概不谈。中层模块化梳理,委派给基层。最后由基层管理者把任务划分到具体执行人

三星

  • 避开业务高峰,选择合适的时间
  • 沙漏计时
  • 清晰、明确的会议纪要
  • 明确主题,发言中的前3页PPT中必须明确提出议题
  • 会场设专门的纪律人员
  • 必须得出结论,投票表决
  • 结论一旦得出,必须严格执行
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